Виртуальный офис для малого бизнеса

24.04.07

В России становится все больше компаний, которые на начальном этапе деятельности не имеют офиса в общепринятом понимании этого слова. У них есть только несколько людей, объединенных общей целью, которым удобно работать, читать электронную почту и отвечать на телефонные звонки, находясь дома, в кафе или на пляже. В США и Западной Европе несколько десятков миллионов людей трудятся таким образом, там их называют "надомниками". В нашей стране до недавнего времени для реализации подобной бизнес-модели не было даже доступных технических решений, пока два года назад компания Amby не создала свое ИТ-решение для виртуального офиса. Ситуация была подходящей - фирма была создана для дистрибуции универсального коммуникационного сервера CommuniGate Pro компании CommuniGate Systems, на основе которого Amby и развернула решение для телеработы.

Бизнес с нуля

На Западе для вновь образованных компаний, которым еще только предстоит доказать свое право на существование, принято создавать технопарки, где они могли бы получить необходимую инфраструктуру по весьма доступным ценам. В России о таком остается только мечтать и для снижения издержек бизнесмены используют весьма недорогие коммуникационные решения. Таким же путем пошли и в Amby, отказавшись от дорогого "железа" в пользу качественного и доступного по цене ПО.

Строить свой бизнес они начали с запуска проекта виртуального офиса, состоявшего из многофункционального интернет-сайта компании и виртуальной мини-АТС, которая обеспечивала взаимодействие с потенциальными заказчиками в режиме реального времени. "Поскольку мы твердо знали, какое ПО будем использовать, - рассказал директор по развитию бизнеса компании Amby Павел Завьялов, - вопрос сводился лишь к выбору хостинга и оператора связи, способного организовать передачу данных с московского городского телефонного номера через VoIP по протоколу SIP. Мы искали решение, не требующее много ресурсов, но при этом способное обеспечить нормальное функционирование офисной телефонии. То есть нам был необходим выделенный сервер, виртуальный или физический. Мы решили попробовать виртуальный - и из-за интереса к новым технологиям, и из-за ожидаемого экономического эффекта".

Схема ИТ-проекта компании Amby

Смонтированная система при поступлении входящего вызова автоматически дозванивалась до менеджеров по контактным телефонным номерам, производила перевод на другой номер, если набранный уже занят, и т. д. Плюс к этому действовали функции "автосекретаря" для дополнительного информирования пользователей - у каждого был свой голосовой ящик. В целом решение обеспечивало весьма стандартные, но вместе с тем крайне необходимые функции доставки информации ответственным работникам компании. При этом разница с классическими системами была очевидной: все достигалось только с помощью ПО при минимальной аппаратной поддержке, а коммуникации осуществлялись через VoIP по протоколу SIP и через сотовую связь. Для организации виртуального офиса был арендован виртуальный выделенный сервер у интернет-провайдера "Мастерхост", а для создания на нем телефонной станции в качестве платформы было выбрано ПО CommuniGate Pro. Кстати, при организации мини-АТС на базе выделенного виртуального сервера "Мастерхост" предлагает установить бесплатную лицензию этой программы, т. н. community edition, включающую поддержку пяти пользовательских аккаунтов (почтовых ящиков и внутренних офисных телефонных номеров). Этого вполне достаточно для начинающих свой бизнес компаний, т. к. позволяет минимизировать первоначальные расходы.

Отметим, что суть технологии VPS состоит в том, что физический сервер при помощи специализированного ПО разделяется на несколько независимых виртуальных серверов с доступом на уровне root (дающим все права администратора) и независимым управлением. Несмотря на то что сервер виртуальный, управляется он точно так же, как и физический, - удаленно, через Web-панель администратора. А благодаря CommuniGate Pro в компании можно не только организовать работу с электронной почтой (в том числе доступ к ней через Web-интерфейс) или переадресовывать звонки (по VoIP), но и осуществлять совместную работу с календарем, передачу мгновенных сообщений (Instant messaging). Фактически данное ПО позволяет организовать среду для коллективной работы по управлению бизнес-процессами компании - от постановки задач до контроля за их выполнением.

Таким образом, буквально за несколько дней в Amby была выстроена система оперативной реакции на запросы клиентов - менеджер по продажам или технический специалист были доступны для разговора вне зависимости от того, где они находились в каждый конкретный момент времени. Причем система была полностью виртуальной и не зависела от месторасположения офиса, в который к тому моменту переехали сотрудники Amby: в рабочее помещение достаточно было только подвести скоростной канал связи и включить ноутбуки в электрическую сеть (связь внутри помещения организовывалась по Wi-Fi). К слову, подобное решение экономило деньги и в дальнейшем - использование IP-телефонии обеспечивало низкую стоимость звонков при хорошей степени надежности и удобстве применения; кроме того, в режиме реального времени можно было получать детализированную информацию о совершенных вызовах.

Как отмечает Павел Завьялов, созданная коммуникационная система допускает встраивание разнообразного клиентского оборудования. "Некоторые сотрудники имеют настольные IP-телефоны, другие - гарнитуры и ПО, - заметил он. - К примеру, я на своем рабочем месте использую стационарный VoIP-аппарат, а в соседней комнате - уже Bluetooth-гарнитуру, подключенную к ноутбуку. Мы совершенно сознательно устанавливаем разное оборудование, точки доступа, разное ПО в качестве софтофонов, если выбрать CommuniGate Pro в качестве управляющей программы, то все остальное уже менее важно, все подобные устройства поддерживаются по умолчанию".

Опыт внедрения

Опыт компании Amby по организации виртуального офиса показывает, что в отличие от индивидуальных и настраиваемых ИТ-проектов повторить его не составит труда. "Мы изначально понимали, что наш бизнес будет в большой степени виртуальным, - отметил Павел Завьялов, - поэтому от замены собственного сервера в офисе на виртуальный на стороннем хостинге эффективность нисколько не пострадала, поскольку основным свойством VoIP-телефонии, основанной на протоколе SIP, является то, что сервер лишь организует соединение, а голосовой трафик в большинстве случаев передается от точки к точке напрямую".

Таким образом, при инсталляции подобного решения небольшая компания на начальном этапе функционирования может получить полностью виртуальный офис, который для контрагентов ничем не отличается от физического. Если фирма продолжит развитие и возникнет необходимость в создании реального офиса, то эту систему можно масштабировать - его работа также не будет зависеть от того, кто из сотрудников находится в нем, а кто дома или в командировке.

Минимальный бюджет для подобного решения невелик. Первоначальные затраты составляют 1060 долл. за лицензию на 25 пользователей CommuniGate Pro, 250 долл. за подключение к телефонной сети общего пользования по протоколу SIP у МГТС или другого оператора проводной связи в коде 495; 300 долл. уйдет на подключение скоростного канала связи от офиса до провайдера доступа в Интернет. Ежегодные затраты тоже небольшие: около 480 долл. - годовая лицензия за выделенный виртуальный сервер, аналогичная сумма (480 долл.) - плата за телефонную линию, 2400 долл. в год будет стоить доступ в Интернет. К этому надо также добавить стоимость пользовательского оборудования, которая в любом случае будет крайне индивидуальной (о применении и стоимости мобильных Skype-телефонов см. PC Week/RE Mobile, N 10/2006, с. 8; о гибридных терминалах с поддержкой голосовой связи по технологии VoIP - PC Week/RE, N 5/2007, с. 20; об АТА-устройствах и голосовых гарнитурах - PC Week/RE, N 11/2007, с. 14).

Настройка внешних VoIP-шлюзов в пакете CommuniGate

Особо следует отметить важный момент: в таком виртуальном офисе нет оборудования, требующего наличия квалифицированных системных администраторов и грозящего в случае выхода из строя заблокировать работу компании на длительный промежуток времени. Есть только точка доступа в Интернет с поддержкой Wi-Fi, Ethernet-коммутатор, но и то и другое можно заменить при необходимости очень быстро, в крайнем случае оборудование нетрудно приобрести в ближайшем компьютерном магазине. Более всего, пожалуй, стоит позаботиться о создании надежного канала связи с интернет-провайдером, ведь работоспособность офиса зависит главным образом от него и провайдера услуг хостинга. При больших объемах передачи данных рекомендуется оплатить поддержку качества сервиса (QoS, Quality of Service), с тем чтобы обеспечить гарантированную скорость в канале при любой загрузке сети провайдера.

VPS, на котором базируется подобное решение, тоже имеет высокий уровень защищенности в случае выхода из строя оборудования или сбоя в ПО. "Серверы, на которых предоставляются услуги VPS, - комментирует коммерческий директор компании "Мастерхост" Александр Овчинников, - находятся под управлением и круглосуточным мониторингом провайдера, а данные выделенных виртуальных серверов пользователей резервируются на независимых носителях (дисковых массивах). В случае каких-либо проблем с оборудованием VPS клиента со всеми последними изменениями информации переносится на резервный сервер нажатием одной кнопки".

Виртуальная панель управления “Мастерхост”, с помощью которой можно корректировать параметры VPS

Еще одно достоинство виртуального выделенного сервера - возможность оперативного изменения его конфигурации (т. е. параметров производительности). Для получения большего количества ресурсов и вычислительной мощности клиенту достаточно изменить тарифный план через Web-панель управления, и улучшение конфигурации VPS произойдет автоматически без перерыва в работе, тогда как в случае аренды физического сервера для этого понадобится демонтаж оборудования из стойки датацентра с прерыванием предоставления услуг.

Правда, при реализации подобного проекта необходимо быть готовым и к определенным техническим сложностям. К примеру, в Amby при монтаже виртуальной системы пришлось решать проблемы с передачей факсов по IP-протоколу. "Нам так и не удалось найти адекватные программные решения для работы с факсами, - признался Павел Завьялов. - Поэтому в начале нашей деятельности мы просто не пользовались факсами, а потом применили МФУ, подсоединив аналоговый выход встроенного факса к адаптеру для аналоговых телефонов (ATA), подключенному, в свою очередь, к серверу по IP-протоколу. Это звучит чудовищно, но работает".

Безусловно, полностью виртуальный офис можно создать и с размещением выделенного сервера у клиента. Решение Amby несколько упрощено по сравнению с базовой схемой подобного ИТ-проекта. Однако опыт внедрения показал, что внешнее размещение сервера, физического или виртуального, имеет свои преимущества с точки зрения обслуживания: на начальном этапе деятельности компании снижаются единовременные и постоянные затраты. "Скорее всего, - сказал Андрей Подкользин, генеральный директор Amby, - подобные решения, при которых универсальный сервер коммуникаций будет вынесен на внешний хостинг, не станут доминирующими на российском рынке. Но у них точно есть своя рыночная ниша, и в ней они демонстрируют вполне достойную эффективность".